Tras años de trabajar con empresas de rápido crecimiento y equipos operativos, los cofundadores Joe Wolin y Onurhan Ozturk detectaron un desafío recurrente: las empresas utilizaban más herramientas, pero obtenían menos claridad operativa.
Un sistema rastreaba el inventario. Otro gestionaba las compras. La comunicación con los proveedores se realizaba por correo electrónico. Las aprobaciones ocurrían en el chat. Los equipos de ventas y operaciones trabajaban con registros separados. A medida que el negocio crecía, la visión operativa se volvía menos fiable.
WorkFish nació con un objetivo práctico: simplificar y modernizar la forma en que operan las empresas conectando flujos de trabajo que suelen estar aislados, especialmente a medida que aumenta la complejidad operativa.
Lo que WorkFish integra
Una plataforma unificada para el inventario, las compras y el trabajo operativo consolida la actividad de la cadena de suministro en un solo sistema. WorkFish conecta el abastecimiento, la adquisición, la gestión de inventarios y activos, y los flujos de trabajo operativos en una única fuente de información fiable.
Esto es fundamental porque las operaciones funcionan mejor cuando la información relacionada está conectada. Una decisión de abastecimiento debe estar vinculada a los registros de los proveedores. Una orden de compra debe reflejar las necesidades de inventario y el presupuesto disponible. La recepción de mercancías debe actualizar la visibilidad operativa. Un contrato debe estar conectado a futuras actividades de compra. Las aprobaciones deben ser fáciles de rastrear.
Lo que puede hacer en WorkFish
1. Módulo de abastecimiento
Los equipos pueden crear solicitudes de cotización (RFQ), invitar a proveedores, recopilar respuestas a través del Portal del Proveedor, revisar matrices de precios y comparar presupuestos mediante un mapa de calor que permite identificar visualmente los precios más competitivos. Los compradores pueden tomar decisiones de adjudicación manuales, utilizar lógica de adjudicación automática o dividir las adjudicaciones entre diferentes proveedores.
Sourcing Apps and Features
2. Módulo de adquisiciones
Los equipos pueden gestionar solicitudes de compra, aprobaciones, órdenes de compra, registros de proveedores, seguimiento presupuestario y visibilidad de las solicitudes de compra. Se puede crear una orden de compra a partir de múltiples solicitudes, manteniendo la demanda relacionada conectada en una única acción de compra controlada.
Los presupuestos pueden asignarse a proyectos o utilizarse en órdenes de compra, lo que ayuda a los equipos a realizar un seguimiento de lo que se ha utilizado, lo que queda disponible y lo que está reservado para futuras compras. Esto ofrece a los responsables de proyectos y a los equipos financieros una visión más clara del gasto comprometido antes de que llegue la factura.
Cuando se completa una orden de compra, los usuarios pueden evaluar al proveedor, convirtiendo la transacción finalizada en datos de rendimiento del proveedor para futuras decisiones.
Procurement Apps and Features
| APPS |
FEATURES |
| Purchase Requests |
Setup:
Custom Request Type, Custom Request Code, Request Templates /
Requests Type, Custom Fields On Request
Approval & Control:
Request Approval Workflow, Budget Check At Request Submission,
Guided Intake Routing, Department / Project Connection
Transactions:
Import Items To Request, Inventory Fulfillment, Partial Inventory
Fulfillment + PO, PO From Request, RFQ From Request
|
| Purchase Orders |
Setup:
Create PO From Request, Add Items From PR, Supplier Per Line Item
To PO Scenario, PO Terms & Conditions, Multi-Currency /
Taxes / Shipping / Incoterms
Approval & Supplier Collaboration:
Approval Workflow PO, Release PO To Supplier,
PO Acknowledgement From Supplier, Approve On Behalf Of Supplier,
Supplier Change Review
Tracking:
Add Waybill, Delivery Status Tracking, Delivery Calendar
Connection, Contract Price Compliance, Auto-Release Of PO
|
| Receipts |
Setup:
Add Goods Receipt, Receipt From PO, Partial Receipt,
Receipt Custom Fields
Receiving Control:
Quantity Received Vs Ordered, Over / Under Receipt Tolerance,
Receipt Approval, Goods Receipt Attachments
Transactions:
3-Way Matching With PO And Invoice, Receipt History,
Inventory Update From Receipt, Supplier Delivery Confirmation
|
| Payments |
Setup:
Add Payment, Custom Fields On Payment,
All Payments Custom Table View
Payment Processing:
Bill Based Payments In PO, Payment - Supplier - Multiple Bills,
Apply Supplier Credits, Partial Payments, Payment Status Tracking
Finance Control:
Payment Approval, Payment Attachments, Payment History,
ERP / Accounting Sync
|
| Budgets |
Setup:
Budget By Department, Budget By Project, Budget By Category,
Budget Periods, Budget Owners
Control:
Budget Check At Request Submission, Warn / Block Over-Budget
Purchases, Budget Approval Rules, Budget Consumption Tracking
Visibility:
Available Budget View For Requesters, Budget Vs Actual Spend,
Budget Based Analysis, Spend Forecasting
|
| Invoices |
Setup:
Add Bill / Supplier Invoice, Invoice Custom Fields,
Tax / VAT Capture And Validation, Invoice Attachments
AP Automation:
2-Way Matching, 3-Way Matching With Tolerance Rules,
PO-Based Invoice, Receipt-Based Invoice,
Duplicate Invoice Check
Processing:
Invoice Approval Workflow, Invoice Status Tracking,
Supplier Credits, Invoice To Payment Conversion
|
| Suppliers |
Setup:
Supplier Details, Supplier Import, Custom Supplier Form,
Custom Fields On Supplier, Supplier Categories
Visibility:
All Suppliers Filter, All Suppliers Bulk Actions,
Supplier Info Cards, Supplier Activity Logs,
Supplier Dashboard
Collaboration & Evaluation:
Chat With Supplier, Connection With Supplier Portal,
Supplier Invitation & Onboarding,
Custom Evaluation Per Supplier,
Custom Evaluation Per Supplier Category
|
| Expenses |
Setup:
Expense Categories, Expense Custom Fields,
Expense Policy Rules, Department / Project Connection
Approval & Compliance:
Expense Approval Workflow, Receipt Attachment,
Policy Violation Alerts, Budget Check For Expenses
Tracking:
Expense Status, Reimbursement Tracking, Expense Reports,
Spend By Category / Department / Project
|
| Contracts |
Setup:
Contracts Management, Contract After RFQ,
Contract Connection With PO, Contract Templates,
Contract Attachments
Approval & Compliance:
Catalog / Contract Price Compliance, Supplier Contract Terms,
Renewal Alerts, Contract Approval Workflow
Transactions:
Contract Spend Tracking, Contract Utilization,
Contract-To-Invoice / PO Visibility
|
3. Módulo de inventario y módulo de activos
Las aplicaciones de Almacén y Transacciones respaldan el flujo de trabajo de inventario a compra al vincular las necesidades de inventario directamente con las acciones de compra. El flujo de trabajo puede ir desde la visibilidad del stock o una necesidad de reabastecimiento hasta una solicitud de compra, orden de compra, recepción de mercancías y actualización del inventario.
Debido a que WorkFish admite transacciones como listas de preparación, transferencias de stock y ajustes de stock, los equipos pueden realizar un seguimiento de la actividad del inventario como un movimiento operativo real, no solo como datos de stock estáticos. Esto es importante cuando necesitan entender por qué cambió el stock, a dónde se movió y si la actividad de compra coincidió con las necesidades operativas reales.
Inventory Apps and Features
| APPS |
FEATURES |
| Warehouse |
Setup:
Warehouse Structure Setup, Add / Generate Warehouse Structure,
Company-Based Locations, Warehouse Assignment To Location,
Configurable Warehouse Hierarchy, Bin / Zone / Aisle / Rack /
Shelf Structure, Auto-Generated Warehouse Structure Codes Based
On Customer Settings, Product Master, Item Groups, SKU,
Barcode / RFID, Unit Of Measure, Product Categories,
Costing Method
Tracking:
Stock On Hand, Available Stock, Allocated Stock,
Reserved Stock, Item Activity Log
Advanced Tracking:
Serial Number Tracking, Batch, Expiry Date Tracking,
FIFO Lot Tracking
Visibility:
Real-Time Stock Levels, Available / On Hand / Allocated Stock,
Stock By Location, Stock By Bin, Inventory Valuation
Alerts:
Low Stock Alerts, Stock Alert, Reorder Point Notification,
Out-Of-Stock Alert, Overstock Alert
Controls:
Minimum Stock Level, Maximum Stock Level,
Safety Stock, Stock Status
Planning:
Replenishment, Reordering Rules, Reorder Points,
Min / Max Rules, Smart Reorder
Automation:
Suggested Replenishment, Suggested Reorder Quantities,
Auto PO Creation, Auto RFQ Creation,
Replenishment Forecast
Rules:
Location-Based Reordering, Supplier Lead Time Rules,
Order-To-Max, Make-To-Order Route
Receiving:
Goods Receipt, Stock Received, Partial Receiving,
Purchase Receipt, Receive With Serial / Batch Numbers
Putaway:
Putaway Rules, Bin Assignment,
Location Assignment, Directed Putaway
Validation:
Quantity Verification, Receiving Exceptions,
Over / Under Receipt Tolerance
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| Stock Transfers |
Setup:
Custom Form Builder, Custom Fields, Transfer Types,
Source & Destination Location / Warehouse / Bin,
Auto-Generated Transfer Codes
Controls:
Approval, Transfer Status, Transfer History
|
| Stock Adjustments |
Setup:
Custom Form Builder, Custom Fields
Controls:
Adjustment Approval, Adjustment History,
Reasons Tracking
|
| Picking & Fulfillment |
Setup:
Custom Form Builder, Custom Fields
Controls:
Adjustment Approval, Adjustment History,
Reasons Tracking
|
| Stock Counts |
Setup:
Custom Form Builder, Custom Fields
Execution:
Barcode Counting, Count Sheets,
Count By Location / Bin
Control:
Approval, Count History,
Inventory Accuracy Reports
|
| Inventory Reports |
Reports:
Custom Report, Stock Reports, Inventory Valuation Report,
Movement History, Stock Activity Log
Analytics:
Reorder Report
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Asset Features
| APPS |
FEATURES |
| Asset Management |
Setup:
Asset Register, Asset Profiles, Asset Categories,
Asset ID, Barcode / QR Code, Custom Fields,
Document Attachments
Lifecycle:
Purchase Date, Warranty Details, Asset Status,
Asset History, Disposal / Retirement
Ownership:
Assigned User, Department, Project, Location,
Contract Assignment
Alerts:
Warranty Expiration Alerts,
Certification Expiry Alerts,
Renewal Alerts
Tracking:
Location Tracking, Status, History
|
4. Módulo de operaciones
Los equipos pueden gestionar proyectos, departamentos, configuración de flujos de trabajo, tareas, roles, permisos, ubicaciones y actividades entre equipos. WorkFish puede reflejar cómo está estructurada realmente la empresa en lugar de obligar a cada equipo a seguir un proceso rígido.
Operations Apps and Features
| APPS |
FEATURES |
| Projects |
Setup:
Project Templates, Project Categories, Project Owners,
Project Teams, User Assignment, Role-Based Access,
Custom Fields
Planning:
Project Timeline, Tasks, Dependencies,
Budget Tracking, Transaction Approvals
Visibility:
Project Status, Progress Tracking, Activity History,
Project Dashboard, Attachments,
Transactions Tracking, Reports
|
| Departments |
Setup:
Templates, Owners, Teams, User Assignment,
Role-Based Access, Custom Fields
Planning:
Tasks, Dependencies, Budget Tracking,
Transaction Approvals
Visibility:
Project Status, Progress Tracking,
Activity History, Project Dashboard,
Attachments, Transactions Tracking, Reports
|
| Tasks |
Task Management:
Task Creation, Task Assignment, Due Dates,
Priorities, Status Tracking
Collaboration:
Comments, Mentions, Attachments,
Task Notifications, Activity Log
Automation:
Task Templates, Approval Tasks,
Task Reminders, Due Date Reminders
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| Workflows |
Approval Builder:
Custom Approval Workflow Builder,
Approval Steps, Approval Groups,
Approver Assignment
Rules:
Conditional Approvals, Dependency-Based Rules,
Location-Based Rules, Project-Based Rules,
Department-Based Rules
Management:
All Workflows Table, Workflow Status,
Edit Workflows, Approval History,
Audit Trail, Version Control
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| Locations |
Setup:
Multiple Locations, Location Profiles,
Location Types, Addresses, Location Contacts,
Company Assignment, Location Code
Structure:
Company-Based Locations, Locations Linked To Company,
Location-To-Warehouse Mapping,
Warehouse Structure Link
Control:
Location-Based Transactions, Location Records,
Location Permissions, Location User Access,
Location Activity History
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| Companies |
Setup:
Company Profiles, Legal Entities,
Company Codes, Tax Details, Business Units
Governance:
Multi-Company Management, Intercompany Rules,
User Access, Approval Policies
Visibility:
Company-Level Reporting, Spend By Company
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Ecosistema conectado e integraciones
Una plataforma operativa moderna debe funcionar con los sistemas que la rodean. WorkFish admite un ecosistema conectado a través de capacidades de API abierta, integración con QuickBooks, integración con DocuSign y acceso a través de aplicaciones web, móviles y de escritorio.
Las capacidades de API abierta ayudan a los equipos a conectar WorkFish con sistemas externos y flujos de trabajo personalizados. La integración con QuickBooks facilita el traspaso a contabilidad y finanzas. La integración con DocuSign permite la firma de contratos y flujos de trabajo de contratos listos para su aprobación. En conjunto, estas integraciones ayudan a que WorkFish se integre en el entorno empresarial existente en lugar de convertirse en otra herramienta aislada.
El acceso web, móvil y de escritorio ayuda a los equipos distribuidos a mantenerse conectados en oficinas, almacenes, ubicaciones y operaciones de campo. Las aprobaciones y notificaciones móviles son especialmente importantes para los gerentes y operadores que no siempre trabajan desde un escritorio.
Cómo se posiciona WorkFish en el mercado
WorkFish se sitúa entre las soluciones especializadas y las pesadas suites empresariales. Este posicionamiento es clave, ya que los equipos operativos suelen necesitar profundidad y facilidad de uso al mismo tiempo.
Odoo es una referencia útil para aplicaciones empresariales modulares. NetSuite y Acumatica muestran cómo las operaciones, el inventario y las compras pueden integrarse en sistemas empresariales más amplios. Tradogram es relevante para flujos de trabajo de compras como solicitudes de cotización (RFQ), portales de proveedores, aprobaciones e inventario. ServiceNow es un punto de referencia para la orquestación de flujos de trabajo. Coupa, Ivalua, SAP Ariba, y GEP muestran la profundidad de las suites de compras empresariales.
WorkFish está diseñado para ofrecer un conjunto de funciones de nivel empresarial con una experiencia de usuario más sencilla, una adopción más rápida y un ecosistema que puede crecer sin volverse más difícil de gestionar. El objetivo no es reducir la capacidad, sino hacer que los flujos de trabajo avanzados sean más fáciles de utilizar para los equipos del mercado medio y las grandes empresas.
Qué hace diferente a WorkFish
La diferencia no es solo que WorkFish tenga múltiples módulos. La diferencia es que esos módulos están diseñados para funcionar en conjunto.
Ese es el valor fundamental de una plataforma operativa unificada: un ecosistema donde los equipos pueden gestionar el flujo desde la búsqueda de proveedores y solicitudes de cotización (RFQ) hasta órdenes de compra, visibilidad de inventario, aprobaciones, contratos, facturas, presupuestos, desempeño de proveedores e informes.
Lo que sigue
Este lanzamiento es un paso importante en la visión más amplia de WorkFish: una plataforma conectada con más de 24 aplicaciones que abarcan adquisiciones, inventario, abastecimiento, ventas y operaciones.
El siguiente paso es completar los productos de RFI y RFP, expandiendo WorkFish hacia un ciclo completo de Source-to-Contract y flujo de trabajo de Source-to-Pay. Esto significa que los equipos podrán pasar del descubrimiento y calificación de proveedores a las RFQ, RFP, contratos, órdenes de compra, recepción, visibilidad de facturas, transferencia contable e informes en un entorno operativo conectado. La hoja de ruta se centra en completar el ciclo de vida, no en añadir módulos desconectados por el simple hecho de hacerlo.
